INTEGRAATION MERKITYS YRITYKSEN JÄRJESTELMÄHANKKEISSA

Suuri kysymys

”Missä on meidän asiakastilauksemme numero 123951?” ”Miksi meillä on eri luku logistiikan ja myynnin raportoinnissa?” ”Miksi sähköinen tilaaminen ei onnistu meiltä XML-muodossa?” 

Tässä on muutamia kysymyksiä, joita on kuultu eri yrityksissä viimeaikoina.  Nämä kysymykset voivat indikoida aivan triviaaleja ongelmia – käyttäjä ei osaa hakea tilausta, tiedonsiirto järjestelmien välillä on mennyt poikki eräajossa -, mutta nämä voivat olla myös oire laajemmasta integraation puutteesta.  

Yritysten toimintaympäristössä tapahtuu muutoksia kiihtyvällä tahdilla. Yrityksen ovat osallisina yhä laajenevista ja kompleksisemmista vaikutussuhteista. Onko integrointi mahdollinen? Kannattaako sitä tavoitella?

Mitä on integraatio

Integraatiolla tarkoitetaan liiketoimintaprosessien suunnittelua, käyttöä ja hallintaa kokonaisvaltaisten mallien avulla. Integraation avulla pyritään varautumaan monien osatekijöiden (ERP, CRM, SCM, eBusiness …)  asettamiin vaatimuksiin ja pyritään luomaan edellytykset tehokkaammalle, joustavammalle ja taloudellisemmalle toiminnalle.

Integrointi voi yrityksen näkökulmasta olla 1) ulkoinen tai 2) sisäinen. Toisen näkökulman mukaan integrointi on 3) toiminnallinen  tai 4) järjestelmä/tiedollinen. Kolmannet puhuvat vielä 5) tapahtumatason integroinnista tai 6) prosessitason integroinnista.  Integrointi sisältää määritelmänä joka tapauksessa holistisen elementin – kokonaisuus ennen osia.

Integraatio voi kuva-1:n mukaisesti toteutua yrityksessä useilla eri tasoilla.

                        Kuva-1. Integraation tasoja.

Useimmat yritykset taistelevat sisäisen integroinnin kanssa. Monille ulkoinen integraatio on vielä kaukainen haave.

Hamel:in ja Prahalad:in mukaan  yrityksen ydinosaaminen on perusteiltaan “organisaation kollektiivista oppimista, erityisesti erilaisten tuotannon osaamisalueiden koordinointia ja moninaisten teknologiavirtausten integrointia.” (Hamel, G., Prahalad, C.K., The Core Competence of the Organization, Harvard Business Review, May-June (1990).

Ympäristön dynaamisuus ja inhimillinen ulottuvuus

Ehkä kaikkein suurimpana muutosvoimana on vaatimus asiakkaalle tuotettavan lisäarvon kasvattamisesta.  ”Yhteistoiminnallisuus on virtuaalisen infrastruktuurin korkein muoto, jossa jaetut dokumentit, yhteiset tietokannat ja syvällinen kumppanuus vallitsevat. Ryhmätyöohjelmistot ovat käytettävä teknologia, mutta yhteistoiminnallisuudella on enemmänkin inhimillinen ulottuvuus. Se on molemminpuolista ymmärtämystä, vastavuoroisuutta ja luottamusta”.  (Skyrme, David J., The Realities of Virtuality, Proceedings of the VoNet - Workshop, April 27-28, 1998).

Tätä voidaan myös kuvata Peter M. Senge:n tapaan, joka sanoo että oppiva organisaatio on eräs kaikkein kriittisimmistä komponenteista ylläpidettäessä yrityksen kilpailukykyä uudessa teknologisessa ympäristössä. (Peter M. Senge, The Fifth Discipline, 1994).

Integraation kehittäminen on osa tätä oppimisprosessia ja myös sen mahdollistaja.

Miksi integroida

Useimmat yritykset eivät ole kehittynet ja organisoituneet prosessien mukaisesti vaan teknologian tai tuotteen mukaan. Tämä on ensimmäinen haaste integrointia mietittäessä. Lisäksi on kokemuksesta opittu, että teknologia ei aina vain ratkaise ongelmia vaan on myös osa ongelman syytä – ongelman lähde. On arvioitu, että jopa 40% kaikista IT-kustannuksista on nimenomaan integrointikustannuksia.

Gartner Group on arvioinut yritysten suorituskykyyn vaikuttavia tekijöitä IT-järjestelmien ja integroinnin näkökulmasta.

                        Kuva-2. Integroinnin hyöty.

Gartner Group:in loppupäätelmä on, että suurin osa yrityksistä hyötyy enemmän kokonaisuuden integroinnista kuin erityisen hyvin palvelevien osajärjestelmien implementoinnista. Integroinnin ja suorittamisen suhdetta on havainnollistettu kuvassa-2. 

Miten temppu tehdään

Olemme pyrkineet lähestymään integrointikokonaisuutta kolmen liiketoimintaan keskeisesti vaikuttavan alueen kautta: 1) kuvataan yritys ja sen ympäristö, 2)  mallinnetaan (ydin)prosessit ja  3) kuvataan järjestelmärakenne. Kaikkien vaiheiden käsittelyä leimaa interaktiivisuus (oppiva organisaatio) ja kokonaisuuden huomioon ottaminen.

Prosessien kehittämisen voima

Prosessien kuvaaminen on eräs systemaattinen tapa dokumentoida monimutkaista ympäristöä havainnollisella ja käsitettävällä tavalla. Samalla osallistujat oppivat kokonaisuuden syy-seuraussuhteita ja voivat siten antaa panoksensa todellisiin integraatiosuunnitelmiin.

Prosessien mallintamisen avulla pääsemme lähemmäksi kysymystä, missä ovat todelliset arvontuotannon mahdollisuudet. Sen jälkeen voidaan paneutua näiden kehittämiseen sekä toiminnallisesti, että niitä palvelevien järjestelmien kannalta.  Prosessien mallintaminen antaa myös hyvän kuvan mukana olevista osapuolista – malliin voidaan myös erityisesti kuvata integraatiopisteet, -välineet ja -tapa.

Järjestelmärakenne

Kun on päästy niin pitkälle, että on kuvattu yrityksen ympäristö ja sen jälkeen toimintaa tukevat prosessit, onkin aika paneutua sopivan järjestelmärakenteen luomiseen.

Järjestelmäratkaisun pohjaksi tulisi löytää järkevä runko tai perusta. Tällaisena voi toimia ERP-järjestelmä. Tällöin ERP:n toiminnallisuus ja tietokannan rakenne otetaan koossapitäväksi voimaksi. Joissain tilanteissa yhteistä rakennetta voidaan hakea myös esim. message broker –tyyppisistä ratkaisuista tai vaikka työryhmäohjelmistoista (Notes). IT:n kenttä on varsin laaja, mutta siihen on luotavissa yhteinen perusta.

Toimiva perusratkaisu liitetään sitten eri välineillä muihin järjestelmiin. Välineitä on esitelty kuva-3:ssa. 

Kuva-3. Järjestelmäintegraation alueita ja välineitä.

Tosin tulee rehellisyyden nimissä tunnustaa Mark Hall:in havainto integrointiprojekteista. ”Integrointiprojektit ovat epämiellyttäviä, väistämättömiä ja asettavat suuria paineita IT-tiimeille. Kuitenkin oikein toteutettuina ne voivat vähentää päällekkäisyyksiä ja antaa hyvän takaisinmaksun. Näiden projektien johtaminen ja asioiden yhdistäminen vaatii aivan tietynlaisen henkilön”. – Mark Hall, Computerworld, Jan 01 2002

IT-johdon haaste

Kenties suurin haaste on osallistuminen kehittämiseen. IT-johdon tulisi antaa tilaa uusille näkemyksille, välttää tyrmäämästä kaikkea alkuunsa teknologisella jargonilla, ja ennen kaikkea antaa oma laaja näkemyksensä kaikkien yhteiseen käyttöön.

Integroinnin keskeisiä vaikeuksia ja esteitä ovat:

• Ei tunnisteta keskeisiä ydinprosesseja. Prosessiketjuilla ei ole omistajia.

• Asiakasnäkökulman unohtaminen.

• Funktionaalinen osastojako, tehtävien omiminen.

• Kehitystyön järjestelmällisyyden ja päämäärien puute.

• Epäselvät vastuut ja valtuudet.

• Aliprosessien osaoptimointi. Kehitystyön kohdistaminen prosessiketjun osiin.

• Johdon tuen ja näkemyksen puute.

Integraatio näyttää onnistuvan paremmin ja saavan aikaan todellisia tuloksia, kun tehtävä jaetaan organisaatiossa alemmalle tasolle kuin perinteisesti. Tällöin saadaan mukaan kaikki tehtävään liittyvä osaaminen, käytännön innovaatiot – ja ennen kaikkea nopeasti konkreettisia tuloksia.

.

Hallitun integraation tärkeimmät tehtävät ovat:

• järjestelmien liittymien luotettavuuden sekä integraatiotyön toistettavuuden lisääminen

• olemassa olevien tietojärjestelmien elinkaaren pidentäminen ja parempi hallinta

• tietojärjestelmien hallittu mukauttaminen nopeasti muuttuvassa liiketoiminta-ympäristössä

• it-kustannusten hallinta ja alentaminen