PROSESSIT TOIMINNAN JA TIETOTEKNIIKAN KEHITTÄMISESSÄ

Yrityksen tietohallinnon kehittäminen  on erityisen suuren haasteen edessä: uudet teknologiat ja uudet mahdollisuudet tuntuvat tuovan jatkuvasti uusia ja joustavampia kehittämisen mahdollisuuksia. Näistä tarvitsee mainita vain Web-teknologian räjähdys, mobiiliteknologian esiinmarssi, ASP.

Näille kaikille on yhteistä suuri lupaus: nyt ovat mahdollisia asiat, joista aiemmin vain unelmoitiin. Kehitystyö saadaan käyttäjävetoiseksi, työ on entistä nopeampaa, projektit ovat pienempiä ja tuloksia saadaan uskomattoman nopeasti.

Monelle tulee suuri kiusaus ”poimia rusinat pullasta”. IT-johto on vaikean tilanteen edessä, koska kokonaisuuden sirpaloituminen näyttää vääjäämättömältä.  Kehitys tuntuu murentavan vaivalla aikaansaatua (usein tosin näennäistä) integraatiota ja järjestelmien hallittavuutta.

Kuva-1. Yritysympäristö, prosessit ja järjestelmät

Ympäristön dynaamisuus

Ympäristön muutokset ovat merkittäviä erityisesti Internetin kehittymisen myötä. Tämä muutos tulee näkyviin kahdesta suunnasta:

1) tietoa on saatavilla enemmän kuin koskaan (määrällisesti)

2) tieto uudistuu ja tulee saataville nopeammin kuin koskaan.

Tosin tässä tulee mieleen Goethen lausuma: ”Se juur’ ois’ tarpeen tietää, mit’ ei tiedä, ja minkä tietää, sill’ ei mitään tee”.

Muita ympäristön suuria muutosajureita ovat:

• asiakkaiden vaatimukset (’collaboration’),

• uuden tekniikan mahdollistama tilaaja-toimittaja –integraatio,

• uusi järjestelmien käyttäjä ja kehittäjäsukupolvi,

• kiristyvä kilpailu (globaali ja kotimarkkina),

• tuotteiden elinkaaren lyheneminen,

• omistajien tuottovaatimukset,

• toimialojen rationalisoituminen.

Ympäristön muutosten seuranta ja niihin varustautumisessa tarvitaan ketteriä strategiatyökaluja (Agile Strategy).  Kaikkein suurimpana muutosvoimana on vaatimus asiakkaalle tuotettavan lisäarvon kasvattamisesta.

Ympäristön muutosten hahmottelussa on saavutettavissa hyviä tuloksia esim. skenaariotyöskentelyn avulla.

Prosessien kehittäminen

3T on profiloitunut SCM-osaajaksi. Avainsana on toimitusketjun hallinta, joka kuvaa lähestymistapaa ongelman hahmottamiseen.  Kiinnitämme huomiota syy-seuraussuhteisiin – toimintoihin, jotka yhdessä muodostavat prosessiketjun. Yksikään sinänsä hyvin toimiva toiminto ei tuo toivottavaa tulosta vaan ne on yhdistettävä ketjuksi. Voidaan puhua arvoketjusta, toimintoketjusta, prosessista. Tässä pätee erityisesti, että kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa.

Pirstaleiseen yritysympäristöön olemme tuoneet lisäarvoa kuvaamalla prosessit. Kuvaaminen on eräs systemaattinen tapa dokumentoida monimutkaista ympäristöä havainnollisella ja käsitettävällä tavalla.

Kuvaamisen tuloksellisuus näyttää riippuvan erityisesti siitä, onko osattu:

• tunnistaa prosessit mielekkäästi,

• löydetäänkö prosesseille toimivat mittarit,

• löytyykö prosessin omistaja (aidosti).

Prosessien mallintamisen avulla pääsemme lähemmäksi kysymystä, missä ovat todelliset arvontuotannon mahdollisuudet. Sen jälkeen voidaan paneutua näiden kehittämiseen sekä toiminnallisesti, että niitä palvelevien järjestelmien kannalta.

Yksinkertaistaminen kannattaa asettaa kokemuksemme mukaan erääksi keskeiseksi kehitystavoitteeksi.

Michael L. Dertouzos kiteyttää havainnon seuraavasti: ”to help us understand the complex world around us through simple explanations” (What will be, 1997).

IT-johdon haaste

Kun on päästy niin pitkälle, että kuvan-1 mukaisesti on kuvattu yrityksen ympäristö ja sen jälkeen toimintaa tukevat prosessit, onkin aika paneutua sopivan järjestelmärakenteen luomiseen.

Käyttäjien entistä suurempi osallistuminen on otettava paremmin huomioon.  He vaativat itseään palvelevia ratkaisuja. Tämä voi hallitsemattomana johtaa:

syntyy eri toimintoja palvelevia erillisiä järjestelmiä,

samoja tietoja joudutaan ylläpitämään eri järjestelmissä,

liittymien hallinta tulee työlääksi,

kehitystyön synkronointi kärsii.

Kenties suurin haaste on johdon osallistuminen järjestelmien kehittämiseen. Osallistuminen jää liian usein investointipäätösten tekemiseen, vaikka johdon panosta tarvittaisiin haasteellisten roolien muutosten läpiviemisessä tai asiakas/toimittaja –yhteistyön uusien mallien luomisessa.

Osajärjestelmien hallinta

Kehittyvässä yritysympäristössä on syytä ottaa tarpeen mukaan huomioon uudet tekniikat ja niiden mahdollistamat kilpailuedut. Samalla uusien käyttäjäsukupolvien ideat, into ja dynamiikka mahdollistaa hyvinkin innovatiivisten ratkaisujen tekemisen.

On mielenkiintoista havaita, että meillä on taipumusta olettaa, että  kaikki uusi on entiseen verrattuna edistystä.

Tietotekniikan hyödyntämisestä on tullut tärkeä tuottavuuden lisäämisen väline:

• IT tuotteissa ja palveluissa; sulautetuista järjestelmistä ja tietoteknisistä komponenteista tietoteknisiin tuotteisiin ja palveluihin

• Tietotekniikka prosesseissa sekä toiminnoissa; tuotannossa käytettävien koneiden ja laitteiden tietotekniikasta ja ohjausautomaatiosta prosessien tukemiseen ja mahdollistamiseen tietojärjestelmillä

• Tietotekniikan käyttö organisaatiossa tehtävän työn tukemisessa ryhmä- ja henkilötasolla

• Tietotekniikka toiminnan jatkuvan parantamisen tukemisessa sekä innovaatioprosessien mahdollistamisessa ja johtamisessa

• Tietotekniikka organisaatioiden ja yksilöiden välisessä kommunikoinnissa; dokumenttien ja varojen siirrosta sosiaalisen median hyödyntämiseen